Khái niệm SI (Shipping Instruction)
SI hay còn gọi với tên đầy đủ là Shipping Instruction được hiểu là các thông tin cung cấp hướng làm, cách thức vận chuyển của chủ hàng hóa (nhà xuất khẩu) cho công ty giao nhận vận tải fowarder để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người chủ hàng hóa. Đồng thời, để thống nhất các thông tin có trên các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa khác, ví dụ như Bill of Lading, SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trươc khi họ làm Vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra. Để dễ hiểu và dễ gọi tên, người ta thường gọi SI là mẫu hướng dẫn công việc vận chuyển hàng hóa hay mẫu hướng dẫn giao hàng.
Trên một SI có các thông tin quan trọng cần phải ghi chính xác và rõ ràng như sau:
- Số và ngày đặt hàng Booking
- Tên của hãng vận chuyển được chỉ định sẵn ( chuyến tàu, chuyến bay)
- Tên của bên xuất khẩu hàng hóa hay còn gọi là Shipper
- Tên của bên nhận hàng (nhà nhập khẩu ) hay còn gọi là Consignee ở quốc gia khác đnag chờ nhận hàng.
- Tên của hàng hóa cần xuất nhập khẩu
- Số lượng container, số lượng hàng hóa, trọng lượng, kích thước,…
- Trọng lượng tịnh và tổng của VGM với CBM
- Cảng bốc hàng: Nơi hàng hóa được load lên tàu để sẵn sàng vận chuyển
- Cảng xếp dỡ: Là cảng đến, cần vận chuyển hàng hóa đến
- Thời gian phải giao hàng: để ước tính thời gian xếp hàng lên container là làm các thủ tục khác
- Địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng phải chính xác để đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi và đúng thời gian như đã thỏa thuận ở các hợp đồng kinh tế.
- Phương thức chi trả phí vận chuyển: tùy theo thỏa thuận mà hai bên có các cách thức thanh toán khác nhau, có thể là trả ngay khi load hàng lên, trước khi vận chuyển hoặc sau khi hàng hóa đến tay người nhận, các chứng từ được gửi về cho nhà xuất khẩu làm bằng chứng để bên này thanh toán cho công ty vận chuyển.
- Bên cạnh đó, nếu có quy định cụ thể thì cần thêm các hồ sơ bổ sung khác.
Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu
Để thống nhất các thông tin trên các chứng từ thủ tục khi Vận đơn, các công ty giao nhận vận chuyển thường sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu gửi SI trước khi làm Bill of Lading để đảm bảo như một bản nháp trước. Sau đó, bản nháp này sẽ được gửi cho khách hàng để kiểm tra và xác nhận thông tin trên bản nháp Vận đơn đó.
Ai là người yêu cầu SI:
Liên quan trực tiếp đến SI bao gồm nhà xuất khẩu và công ty giao nhận vận chuyển, khi thuê các công ty giao nhận vận chuyển này, công việc vận đơn sẽ do công ty làm và công ty là bên sẽ yêu cầu nhà xuất khẩu phải gửi SI. Công ty vận chuyển liên hệ với nhà xuất khẩu gửi SI để đảm bảo quá trình vận chuyển đúng theo kế hoạch. Trong trường hợp, Shipper gửi SI quá muộn khi đã Closing time thì họ có thể bị phạt phí hoặc không thể vận chuyển và bị rớt hàng. Chính vì thể, để công việc diễn ra suôn sẻ, nhà vận chuyển cần chủ động liện hệ với nhà nhập khẩu gửi SI đúng thời dian cho mình.
Khai báo SI bằng cách nào?
Để khai báo SI thông thường có hai cách phổ biến như sau: Khai báo qua email hoặc khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu mà mình vận chuyển.
Nhìn chung để thuận lợi cho việc gửi thông tin khi không thể gửi SI trực tiếp bằng văn bản, hơn nữa việc gửi SI như thể cũng không đảm bảo về thời gian cho nên hai cách thức trên khá tiết kiệm về mặt thời gian và cũng thuận lợi cho công việc khai báo. Chính vì thế, công việc của nhà xuất khẩu là khai báo các thông tin trên SI rõ ràng, chính xác để công ty vận chuyển có thể từ các thông tin này mà làm các chứng từ có liên quan cho hợp lệ, không có sự sai sót.
Trên đây là một số thông tin về Shipping Instruction cùng với các thông tin khai báo cơ bản, hy vọng bạn có thể sử dụng chúng để áp dụng được trong công việc của mình.
